Catering de boda: cómo calcular el total con mínimos de comensales
Contenido elaborado con asistencia de IA. Consulta las fuentes indicadas en el artículo y nuestra metodología. La fecha del contenido no acredita una comprobación de todos los precios.
Un menú más barato por persona puede dar un presupuesto total más alto si exige facturar más comensales. Para comparar, necesitas conocer las cantidades que se cobrarán, además de las personas que asistirán.
Los importes de este artículo son ficticios y sirven únicamente para explicar el cálculo. No son ofertas disponibles ni precios medios. Para consultar una referencia externa identificada, visita la guía de catering para bodas.
Define los grupos antes de multiplicar
En este ejemplo asistirán 80 adultos, 10 menores y 5 profesionales que comerán durante el evento. Suponemos que ambas propuestas cubren el mismo servicio y que todos los importes indicados incluyen impuestos. En un presupuesto real debes comprobar ambas condiciones.
La propuesta A cobra los 80 menús de adultos. La B tiene un mínimo facturable de 90 menús de adultos, aunque solo asistan 80. Ese mínimo es una condición inventada del ejemplo: no lo atribuimos a todas las empresas.
| Partida | Propuesta A | Propuesta B |
|---|---|---|
| Menús de adultos | 80 × 100 € = 8.000 € | 90 × 95 € = 8.550 € |
| Menús infantiles | 10 × 45 € = 450 € | 10 × 40 € = 400 € |
| Menús de profesionales | 5 × 30 € = 150 € | 5 × 25 € = 125 € |
| Extras confirmados | 600 € | 300 € |
| Total | 9.200 € | 9.375 € |
Aunque B anuncia un menú de adulto 5 € más barato, su total resulta 175 € superior. Si ignoraras el mínimo y contaras solo 80 adultos, calcularías erróneamente 8.425 € para B: te faltarían 950 €.
El mínimo puede expresarse de distintas formas
Pide al proveedor que concrete si existe un mínimo de menús, un gasto mínimo o una condición distinta para tu fecha. No son fórmulas intercambiables. Si habla de un gasto mínimo, pregunta qué partidas cuentan para alcanzarlo y cómo se factura la diferencia.
En una hoja de cálculo, deja separados asistentes previstos, cantidad facturable y precio por unidad. Si el contrato exige un mínimo de menús para un grupo, la cantidad facturable será la mayor entre la cantidad de ese grupo y su mínimo. No apliques esa regla a los demás grupos sin confirmarlo.
Comprueba los extras y evita duplicarlos
Revisa bebidas, duración del servicio, mobiliario, menaje, montaje, desplazamiento y recogida. Solicita que cada concepto figure como incluido, excluido o pendiente de valorar. Una casilla vacía no significa que el servicio sea gratuito.
Si el alquiler de mobiliario ya forma parte del menú, no lo sumes otra vez como extra. Si otra oferta lo excluye, necesitas su importe antes de comparar los totales.
Preguntas antes de cerrar el número de invitados
- ¿Qué cantidad mínima se factura y a qué grupo se aplica?
- ¿Los menores y los menús de profesionales cuentan para ese mínimo?
- ¿Hasta qué fecha se puede modificar la cantidad?
- ¿Cómo se cobran las bajas, las incorporaciones y las ampliaciones de horario?
- ¿El total contiene todos los impuestos y los servicios acordados?
Mensaje para pedir una propuesta comparable
Celebramos la boda el [fecha] en [lugar]. Prevemos [adultos], [menores] y [menús para profesionales]. Indicad cantidades facturables, precios con impuestos, mínimos y servicios incluidos. Separad los extras y explicad cuándo se confirma el número final y cómo se cobran los cambios.
Conserva la versión aceptada del presupuesto y las aclaraciones del proveedor. Para organizar los demás servicios del evento, consulta la guía de presupuesto de boda.